Introduccion

La planificacion de los sistemas de informacion tiene una evolucion historica en las organizaciones. El crecimiento informatico en las empresas, el proceso sistematico de toma de decisiones, el que hacer con los sistemas de informacion ha tenido 4 fases diferenciadas de las cuales hablaremos a lo largo de este resumen:

1. La introduccion de la informatica en la organizacion
2. La expansion anarquica de las aplicaciones
3. Coordinacion Sistema Informacion-Objetivos de la empresa
4. Interdependencia estrategias de la compania Tecnologias de Informacion-Sistemas de Informacion

Resumen

Fase 1. La introduccion de la informatica en la organizacion

Anos setenta, los ordenadores eran maquinas de grandes dimensiones que necesitaban infraestructura excepcional, situacion que produjo un aislamiento del departamento de Proceso de Datos del resto de la organizacion, donde se unicamente se servian las demandas de mecanizacion de procesos administrativos y los usuarios no entraban en un area que les brindaba soluciones sin crearles demasiados problemas.

Objetivo principal de los directivos era la reduccion de costos del proceso de informacion. La elaboracion de planes de datos no existia ni era necesaria y solo se hacia por ser peticiones del usuario. Por lo tanto la situacion de los SI era totalmente dependiente de los servicios administrativos, existia una barrera entre directivos de la compania y la jefatura del departamento y los objetivos de la empresa los de SI son inexistentes.

Fase II. Expansion anarquica de las aplicaciones informaticas

El departamento de informatica se enfrentan ante situaciones y problemas mas complejos del funcionamiento de la empresa y la incomprension de esta area hace que no se tomen decisiones adecuadas para la compania. En esta etapa el departamento de informatica ya es llamado Sistemas de Informacion el cual es responsable de asignar recursos y prioridades a las diferentes peticiones de las unidades funcionales. Aun no se conocen bien los objetivos de la empresa en el area y las razones para asignar recursos basicamente son la facilidad de implementacion, la novedad y atractivo tecnologico, el poder de la unidad funcional solicitante en la organizacion y el coste del desarrollo a realizar.

Fase III. Coordinacion Sistemas de Informacion “ Objetivos de la empresa

Mantener la instalacion y solucionar quejas de los usuarios ha llevado a tomar las decisiones de asignacion de recursos al nivel que corresponde, repartir entre peticiones que afectan a todos los departamentos de la compania, el nivel de decision adecuado es el mas alto posible. En esta etapa se plantea la solucion del desarrollo de procedimientos formales de planificacion de SI analogos a los que la compania seguramente utiliza para planificar otros sistemas. Asi establecer planes sistematicos de definicion de necesidades de informacion coherentes con los objetivos estrategicos de la compania. El punto es derribar la pared entre los objetivos estrategicos de la empresa y la planificacion de los sistemas de informacion y en caso de existir resistencia organizacional o cultural la alta direccion debe apoyar con esto. Una vez derribada esa pared se establece una comunicacion directa entre los planes de la compania y los planes de SI. Es ahora cuando en encargado de sistemas de Sistemas de Informacion es el coordinador del equipo interdepartamental que elabora la propuesta del Plan de Sistemas en donde se fijan los presupuestos, aplicaciones a desarrollar y politicas de asignacion.

Fase IV. Interdependencia estrategia de la compania TI/SI

La direccion general ahora se plantea sacar el mayor partido a las tecnologias de la informacion para tener ventajas competitivas. Para obtener estas ventajas se necesita integrar las posibilidades de los SI y de las TI con la estrategia de la empresa en el momento de formularla, es estar en una etapa de cooperacion, donde se produzca un aprendizaje organizativo. Es muy dificil llegar a un procedimiento activo por parte de las empresas y muchas veces se logra por un proceso de evolucion, y se esta en una etapa pasiva ya que la cultura de la organizacion en cuestion de tecnologia de informacion puede ser sensible y un conocimiento del departamento de SI de los objetivos de la empresa.

Un procedimiento de planificacion de TI/SI a partir de la estrategia del negocio

Que se supone que debe incluir un Plan de Sistemas y Tecnologias de Informacion?

•  Una lista de proyectos a desarrollar en los proximos 3-5 anos.
•  La situacion en el momento de preparar el plan. Punto de partido en cuanto ala TI/SI en la empresa.
•  La prioridad de cada proyecto
•  Evaluacion en terminos de recursos de cada proyecto para su desarrollo para el presupuesto anual correspondiente.
• Mecanismos de evaluacion para darle seguimiento al plan (calendario y presupuesto detallado).
•  Lista de actividades de la empresa donde TI se utiliza como herramienta de soporte para aumentar eficacia y eficiencia.

La responsabilidad de desarrollar el Plan de TI/IS recae en la direccion de la empresa y debe haber un equipo que represente efectivamente a todas las areas de la empresa. El contenido de plan es una perspectiva de negocio no tecnologico.

Esquema general de procedimiento

Las actividades que a continuacion mencionaremos tienen la finalidad de facilitar la concrecion de determinadas funciones organizativas que participan en la elaboracion del plan de TI/SI. Los comites que se forman son grupos de trabajo que equivalen a funciones organizativas: comite de tecnologias y sistemas de informacion (supervisar proyecto de planificacion, explicitar compromiso de la organizacion, proporcionar criterios estrategicos para prioridades y asignacion de recursos, aprobar plan de TI/SI); Equipo de trabajo (trabajo operativo); Grupo Base (facilitar organizacion entre usuarios, asegurar la consistencia de desarrollos y supervisar el equipo de trabajo).

Fases principales del procedimiento de planificacion:

Fase I. Presentacion y compromiso del equipo

Constituye el equipo de trabajo que hace un esfuerzo el cual proviene de los departamentos y areas funcionales de la compania, especialmente en forma de tiempo de sus responsables dedicado a entrevistas y sesiones de trabajo con el equipo de planificacion.

Fase II. Descripcion de la situacion actual

Una vez comprometida la organizacion y el equipo de trabajo, se describe la situacion actual de la compania  desde dos dimensiones: el negocio y los sistemas existentes. La descripcion de las funciones es esencial para poder poner las necesidades de informacion y de procesos.

Fase III. Elaboracion del Plan de TI/SI

Ahora si se lleva a cabo la planificacion, en seguida se documenta las necesidades de informacion haciendo enfasis en las necesidades que los sistemas actuales no cubren de manera satisfactoria o simplemente no cubren. Asi se formulan propuestas de actuacion que incidan de manera directa en las lineas estrategicas mas  importantes de la compania.

Fase IV. Programacion de actividades

 Se detallan las acciones especificas en forma de proyectos a llevar a cabo durante el primer ano de vigencia del plan.

Algunas consideraciones adicionales

Todo lo comentado anteriormente tambien puede ser aplicado para empresas de tamana mediano o pequeno, lo cual hace que el procedimiento pueda reducirse notablemente, el equipo de trabajo pueden ser unicamente una o dos personas  que son a la vez director de SI, director operativo y casi el nucleo fundamental del comite SI. Los procedimientos de acuerdo al tamano que pueden mantenerse y son importantes son:

•  Descripcion y critica de los sistemas existentes, se incluye en el informe el resultado de los analisis  de las funciones de negocio utilizadas.
• Esquema global de la estructura del nuevo SI, detallando procesos y estructuras de datos que se consideren convenientes para el apoyo de las funciones de la organizacion.
•  Descripcion detallada del plan de SI
• Calendario para el proximo periodo, con el presupuesto correspondiente.
• El espiritu del procedimiento: centrado en el negocio, desarrollado por el personal de la propia empresa.

La duracion del proceso es desde la elaboracion del Plan y el detalle de la parte del mismo correspondiente hasta el proximo ano. Este proceso puede requerir de 1 a 2 semanas hasta 4, 5 meses. Hay herramientas informatizadas que pueden ser utiles para el desarrollo de proceso de planificacion, estos ayudan al proceso de documentar y estructura la informacion correspondiente. Es importante que los resultados de las distintas actividades vayan registrandose  en documentos disenados al efecto. El punto importante es producir documentos homogeneos, que puedan simplemente ordenarse e incluirse en los sucesivos informes sin mas manipulacion.

•  El proceso de planificacion debe ser algo de la empresa
•   Las mas altas instancias directivas deben participar activamente en le proceso
• Analisis de costo-beneficio se hace por fases y personas distintas
• La comunicacion y el dialogo entre tecnicos y directivos es vital

 Aplicacion de la lectura: "Procedimientos de alineamiento de los Planes de Tecnologi­as y Sistemas de Informacion  con la estrategia de Negocios"

La empresa donde me encuentro laborando es el Tecnologico de Monterrey, en el area de Efectividad Institucional (area que se divide en calidad institucional  e investigaciones de mercados, que es en la que me encuentro). De acuerdo a lo que lei en la lectura y aplicando esto  mi empresa que es asi como veo al Tec ademas de una institucion educativa y mi area lo que puedo observar que sucede en esta organizacion es lo siguiente:

• El Tec cuenta con el area de  Informatica, aqui tengo varias cuestiones a plantear; segun la lectura esta area  en su  fase dos “expansion anarquica”, va evolucionando y  llega a adoptar el nombre de Sistemas de Informacion cosa que en el Tec se sigue llamando Informatica, pero creo que nos encontramos en la fase IV debido a que se esta sacando mayor partido a las nuevas tecnologias de informacion para poder llegar a su cliente final y poder ofrecerle una ventaja competitiva diferencia de otras universidades. 
• Cabe mencionar que esta en la fase de “Interdependencia estrategia de la compania TI/SI”  ya que se encuentra dentro del organigrama en un nivel que le reporta directamente al director del campus, y por lo tanto no pertenece a ninguna otra area como lo seria a administrativo.
• Los objetivos y la Mision de Tec de Monterrey han sido realmente basados en sistemas de informacion tecnologica, y las estrategias y objetivos son revisados cada cinco anos. Una parte de la mision es lo siguiente: “Promover la competitividad internacional de las empresas con    base en el conocimiento, la innovacion, el desarrollo    tecnologico y el desarrollo sostenible”[1], mientras que el objetivo de informatica es el siguiente: “La Direccion de Informatica ofrece diversos servicios al Personal del Campus, tanto a los profesores como al personal en las areas de apoyo, a fin de contribuir en las actividades necesarias para un correcto funcionamiento del Campus.”[2]  por lo que tanto los objetivos del departamento tambien van alineados a las estrategias de la institucion educativa.
• Ejemplo  de ventajas competitivas que a lo largo de sus anos que ha mostrado el Tec son: la primera universidad en Guadalajara que cuenta con el 100% de red inalambrica. EL proceso de inscripcion para nuestro cliente es a traves de la inscripcion remota. Sistema de Biblioteca Digital, Rediseno del modelo educativo a traves de plataformas tecnologicas como Lotus Notes, Web Tec, etc. Cuenta con la universidad virtual o en linea que son otro tipo de ensenanza via satelital o gracias al acceso a Internet.
• La planeacion estrategica del Tec se ha lleva cada ano donde se juntan los directivos de cada area para ver el rumbo del campus.  Se plantean y se da prioridad a los proyectos importantes que van con la Mision para asi darles el presupuesto equitativo de acuerdo al orden de importancia.
• El Tec ha creado institutos tecnologicos que van dirigidos a crear un campus de investigacion.

Creo que el Tec es una de las instituciones educativas con grandes innovaciones tecnologicas  y en base a esto y la informacion e investigacion que recaba de sus clientes trata de crear ventajas competitivas y hace que sus egresados sean atractivos para las empresas. Gracias a los apoyos tecnologicos y a los objetivos claros, el Tec cuenta con los siguientes impulsos estrategicos: DIFERENCIACION, INNOVACION Y CRECIMIENTO, aunque ahora entrando competencia nueva a Guadalajara y con grandes inversiones tiene que tener mucho cuidado y seguir siendo la Universidad de la Innovacion.